Polityka prywatności i RODO

Wersja: EGX-2026-09-09-05 · obowiązuje od: 9 września 2026 r.

1. Administrator

Administratorem danych jest EGX spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Stara Huta 21/E, 83-328 Stara Huta, KRS 0001189625, NIP 5892104130, REGON 542493879. Kontakt dotyczący danych osobowych: biuro@egx.com.pl.

2. Zakres, cele i podstawy przetwarzania

EGX przetwarza dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane firmy i obiektu, informacje energetyczne, treść zapytania, dokumenty i zdjęcia, dane rozliczeniowe, historię zgód, komunikację, dane techniczne połączenia oraz — po odrębnej zgodzie — nagranie konsultacji. Po udzieleniu odrębnej zgody analitycznej portal zapisuje także anonimowe zdarzenia statystyczne, takie jak wyświetlenie strony, otwarcie formularza i wybór usługi. Nie zapisujemy w tym celu imienia, adresu e-mail, adresu IP ani treści formularza.

• obsługa zapytania, przygotowanie wyceny, zawarcie i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• faktury, księgowość, podatki i obowiązki ustawowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• bezpieczeństwo portalu, przeciwdziałanie nadużyciom, ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz dokumentowanie uzgodnień — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jako prawnie uzasadnione interesy EGX;
• nagrywanie konsultacji — art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę można wycofać, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do obsługi zapytania lub wykonania umowy. EGX nie podejmuje wobec Klienta decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

3. Pliki cookie, tag Google i reklamy

Portal ma wdrożony tag Google Ads w celu pomiaru skuteczności kampanii reklamowych, w tym ustalenia, czy wejście z reklamy doprowadziło do wykonania mierzonego działania. Przed udzieleniem zgody tag działa z domyślnie odmówionymi sygnałami przechowywania danych reklamowych i analitycznych. Po uzyskaniu zgody, zależnie od konfiguracji, Google może przetwarzać identyfikatory internetowe, dane o urządzeniu, przeglądarce, źródle wizyty oraz aktywności w portalu. Podstawą zapisywania nieobowiązkowych informacji na urządzeniu jest zgoda użytkownika.

Przed dokonaniem wyboru sygnały zgody dla przechowywania danych reklamowych i analitycznych są ustawione jako odmówione. Odmowa nie blokuje formularzy ani podstawowych funkcji portalu. Ustawienie zgody jest zapisywane lokalnie w przeglądarce i można je później zmienić przez przycisk „Ustawienia prywatności”. Dane związane z Google Ads mogą być przetwarzane przez Google Ireland Limited oraz podmioty z grupy Google zgodnie z ich warunkami i polityką prywatności Google.

Niezależna analityka portalu EGX jest uruchamiana wyłącznie po zgodzie użytkownika. Wykorzystuje losowy identyfikator zapisany lokalnie w przeglądarce, bez danych pozwalających bezpośrednio zidentyfikować osobę, i służy wyłącznie do zbiorczych statystyk. Wizyta jest liczona jako sesja; kolejna sesja tej samej przeglądarki rozpoczyna się po co najmniej 30 minutach bezczynności. Zdarzenia te są przechowywane przez 12 miesięcy, po czym są usuwane. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie przez „Ustawienia prywatności”.

4. Odbiorcy i infrastruktura

Dane mogą otrzymać upoważnieni pracownicy, współpracownicy i inżynierowie EGX w zakresie niezbędnym do realizacji sprawy; dostawcy hostingu, infrastruktury chmurowej, bezpieczeństwa, poczty i obsługi IT; Fakturownia jako dostawca systemu fakturowego; przyszły operator płatności po uruchomieniu płatności; księgowość, prawnicy, ubezpieczyciele, operatorzy energetyczni, projektanci i inni wykonawcy uczestniczący w uzgodnionym zakresie; a także organy uprawnione na podstawie prawa.

Portal korzysta z infrastruktury ChatGPT Sites/OpenAI i infrastruktury technicznej Cloudflare, poczta z usług home.pl, a faktury z Fakturowni. Dokładny zakres ról tych podmiotów wynika z zawartych umów i konfiguracji usługi. Dane nie są przechowywane wyłącznie pod adresem siedziby EGX — są przetwarzane również w systemach elektronicznych dostawców.

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku EGX wymaga podstawy przewidzianej w RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, stosownie do rzeczywistego transferu.

5. Okresy przechowywania

• zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia umowy — do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej zasadnie zażądano usunięcia;
• dokumentacja umowy i opracowania — przez czas wykonania umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
• faktury i dane podatkowo-księgowe — przez okres wymagany przepisami;
• nagrania konsultacji — do 90 dni, a w przypadku reklamacji lub sporu do jego prawomocnego zakończenia albo upływu terminu dochodzenia roszczeń;
• logi bezpieczeństwa i dane techniczne — co do zasady do 12 miesięcy, dłużej jedynie w związku z incydentem lub roszczeniem.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie wynika z prawa albo jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

6. Prawa osoby

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje — w granicach RODO — prawo dostępu, otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody. Żądanie można przesłać na biuro@egx.com.pl. EGX może zweryfikować tożsamość wnioskodawcy.

Można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli przetwarzanie narusza RODO.

7. Dokumenty osób trzecich i bezpieczeństwo

Klient powinien przekazywać tylko dane konieczne do analizy oraz zasłonić dane nadmiarowe. Dokumenty dotyczące innych osób wolno przekazać wyłącznie przy istnieniu odpowiedniej podstawy prawnej. EGX stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, jednak transmisja internetowa nie daje bezwzględnej gwarancji bezpieczeństwa. Podejrzenie naruszenia należy zgłosić na biuro@egx.com.pl.